5 cosas a tener en cuenta al elegir una unidad de nube

Un cliente mío recientemente compró una tableta Samsung y quería ver archivos de dos dispositivos, la tableta y una computadora portátil con Windows 8. En este caso, la accesibilidad a los archivos desde múltiples dispositivos cuando viajaba era el requisito de mayor prioridad, pero me hizo pensar. Hay muchos servicios de unidades en la nube diferentes para elegir, cada uno con diferentes características. Agregue a eso que cualquier persona tendrá diferentes requisitos y obtendrá una pequeña receta para las complicaciones. ¿Desea configurar una unidad en la nube que funcionará de la manera que desea? Aquí hay una lista de consideraciones para ayudarlo a tomar las decisiones correctas.

Seguridad y privacidad

Mantener sus datos seguros es importante y cada oferta en la nube tiene seguridad incorporada. Con el almacenamiento de cualquier información, la pregunta clave que debe hacerse es qué tan sensibles son los datos y cuál sería el impacto (para su negocio o su familia) si esos datos estuvieran comprometidos. Por ejemplo, si alguien obtiene acceso no autorizado a información personal, es probable que suponga un mayor riesgo para usted que si sus archivos de música almacenados son pirateados.

Una vez que haya respondido a esa pregunta, mire qué características ofrecen sus proveedores preseleccionados de unidades de nube:

• Cada uno tendrá algún método de autenticación, así que siga las reglas de mejores prácticas para contraseñas eligiendo algo que no esté en un diccionario, manteniéndolo solo para usted y cambiándolo a menudo.
• Algunos proveedores de la nube le permiten almacenar sus detalles de autenticación en un archivo de configuración para facilitar su uso. Si este es el caso, considere agregar medidas de seguridad adicionales para su dispositivo (como una contraseña de bloqueo de pantalla) para que si alguien más lo toma, no tenga acceso inmediato a sus datos almacenados en la nube.
• ¿Se transfieren los datos hacia y desde su dispositivo utilizando protocolos seguros como https? De lo contrario, alguien más podrá "ver" su información en tránsito.
• ¿Los archivos se almacenan de forma cifrada en la unidad de la nube? Esto hace que sea más difícil acceder a sus datos en caso de que alguien obtenga acceso no autorizado a la infraestructura del proveedor de la nube. También hay herramientas adicionales disponibles que le permiten cifrar archivos antes de almacenarlos en la nube, como BoxCryptor para Google Drive.

Accesibilidad

¿Cómo desea acceder a los datos en su unidad en la nube y desde dónde desea acceder? Hay dos formas de utilizar el almacenamiento en la nube desde su dispositivo:

• Use el almacenamiento en la nube solo como copia de respaldo y copie o actualice manualmente el archivo en la nube, o use herramientas de escritorio (si lo proporciona el proveedor de unidades en la nube) para sincronizar los cambios de archivos que realice en su dispositivo con los de la nube.
• Solo trabaje con el archivo en su ubicación en la nube y evite copiarlo en su máquina local. Esto es útil para expandir el almacenamiento disponible en su dispositivo. Compruebe que tiene las herramientas necesarias en el dispositivo para admitir cómo desea verlas o trabajar con ellas.

Con nuevos dispositivos que aparecen todo el tiempo, también debe verificar que los proveedores específicos de unidades de nube admitan los específicos que está utilizando. En el caso de mi cliente reciente, SkyDrive ya estaba integrado con Office 2013 en la computadora portátil con Windows 8, mientras que Google Drive y Dropbox ya estaban disponibles en la tableta Samsung. Lo que teníamos que hacer era considerar cuál sería el mejor para apoyar la forma en que mi cliente deseaba interactuar con los archivos almacenados.

Costo

Piense en la cantidad de almacenamiento que necesita ahora y también dentro de unos meses. ¿Cómo crecerán tus datos? Todos los proveedores de unidades en la nube proporcionan una cantidad específica de almacenamiento de forma gratuita, pero verifique los planes de precios si necesita ir más allá de esto, para que comprenda los posibles costos. De lo contrario, es posible que busque cambiar de proveedor porque los costos han aumentado inesperadamente.

Es una buena práctica también revisar periódicamente qué archivos tiene en la nube y eliminar aquellos que ya no necesita. Sé disciplinado al hacer esto. Le costará menos dinero y reducirá su riesgo si se produce una violación de datos.

Disponibilidad

Los cortes recientes en los proveedores de la nube han atraído las noticias principales. Es posible que haya interrupciones en cualquier servicio. Pero recuerde que su acceso a la nube se otorga a través de otros servicios; Los proveedores de servicios de Internet y los puntos de acceso inalámbrico también pueden sufrir fallas. Pregúntese cuál será el impacto si no puede acceder a su unidad de nube cuando lo necesita.

Si la respuesta es "No es gran cosa, puedo esperar e intentarlo más tarde", entonces ese es un extremo de la escala. Pero si la respuesta es "Lo necesito absolutamente cuando lo necesito", tendrá que tomar algunas medidas para mitigar el riesgo de que no pueda obtener acceso. Asegúrese de que sus archivos estén disponibles localmente, de modo que si no puede acceder a su unidad en la nube, aún pueda acceder a ellos. (Esto es solo un inconveniente del almacenamiento en la nube. Lea más sobre The Dark Side of the Cloud).

Complementos, características y otros Doo-Dads

Varios proveedores de unidades en la nube incluyen herramientas de productividad para respaldar el trabajo con archivos almacenados. Por ejemplo, Google Drive incluye una suite ofimática muy funcional, eliminando la necesidad de tener otro software con licencia e instalado en su dispositivo. El acceso a SkyDrive se proporciona en Windows 8 y Office 2013 para facilitar la configuración de la sincronización de archivos. También se integra con versiones en línea de Microsoft Office (Office365).

Verifique cualquier característica adicional incluida con sus consideraciones de Disponibilidad y Accesibilidad. Si bien estos pueden ser convenientes, asegúrese de que también se adapten a cómo y cuándo desea trabajar con su información.

Almacenamiento en la nube, ¿aquí voy?

Al igual que con muchas cosas en la vida, una característica o aspecto del almacenamiento en la nube puede llamar nuestra atención y convertirse en la mayor parte de su toma de decisiones. Al elegir una unidad en la nube, incluya las consideraciones anteriores en sus deliberaciones para determinar cuál es la más importante para usted. Le ayudará a seleccionar una solución que funcione de la manera que desee.