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Definición - ¿Qué significa la gestión de documentos?
La gestión de documentos es el proceso de almacenar, localizar, actualizar y compartir datos con el fin de la progresión del flujo de trabajo y los resultados comerciales. El intercambio centralizado y el almacenamiento de datos dentro de servidores específicos ayudan a las organizaciones a acceder a la información de manera eficiente y efectiva, junto con la seguridad de los datos protegidos. Los programas y servidores se utilizan en el proceso de gestión de documentos. Los metadatos importantes están centralizados, en lugar de descentralizados o difíciles de localizar.
Techopedia explica la gestión de documentos
Al contener datos en un servidor compartido y dentro de archivos compartidos, la administración de documentos permite que solo los usuarios autorizados editen y agreguen datos a datos ya existentes. También garantiza que las descargas solo las realicen personas autorizadas. Los datos se pueden cifrar para garantizar aún más su seguridad.
Los servidores designados para administrar documentos también pueden contener aplicaciones de flujo de trabajo integradas para maximizar la administración de tareas y ayudar en el flujo de trabajo organizacional general. El seguimiento automatizado de las tareas humanas tiene lugar durante el proceso de gestión de documentos. Se pueden construir capacidades de flujo de trabajo personalizadas junto con usos comunes de plantillas, eliminando la necesidad de creación de documentos repetitivos.
