Tabla de contenido:
- Definición - ¿Qué significa retención de correo electrónico?
- Techopedia explica la retención de correo electrónico
Definición - ¿Qué significa retención de correo electrónico?
La retención de correo electrónico es la retención de registros de mensajería instantánea y correo electrónico en una organización basada en las políticas de la organización en cuestión. La política de retención de correo electrónico se realiza de conformidad con las políticas industriales, gubernamentales o comerciales. La retención de correo electrónico y las políticas relacionadas con el mismo se requieren en una organización para asuntos legales, regulaciones y para la gestión del conocimiento.
Techopedia explica la retención de correo electrónico
La retención de correo electrónico es diferente del archivo de correo electrónico. Si bien el archivado permite a los usuarios comerciales retener el correo electrónico y los mensajes instantáneos durante un período de tiempo indefinido, la retención del correo electrónico determina la cantidad de tiempo que se debe conservar un registro de correo electrónico o mensaje instantáneo antes de que se elimine automáticamente. Una mayor retención de correo electrónico aumenta el riesgo de seguridad de que un usuario no autorizado obtenga acceso a secretos de la organización o material confidencial. Una menor retención de correo electrónico ayudaría a eliminar estos problemas y es más fácil y menos costosa de implementar. Sin embargo, sería un costo para los ejecutivos y empleados a largo plazo, que podrían necesitar viejos correos electrónicos y registros de mensajes para recordar o evaluar decisiones organizativas o departamentales pasadas. Por lo tanto, es importante tener una política de retención de correo electrónico que sea uniforme y consistente para la organización y que proporcione el mejor marco de tiempo de retención. La mejor práctica es establecer las políticas de retención de correo electrónico y los criterios de eliminación basados en la categoría del contenido del correo electrónico junto con la flexibilidad para acomodar las retenciones de litigios de manera oportuna y rentable.
Las políticas de retención de correo electrónico ayudan a una organización de muchas maneras. Primero, asegura que se siga todo el cumplimiento normativo y reduce el costo del incumplimiento y el riesgo de sanciones. En segundo lugar, mejora el rendimiento de TI sin aumentar los costos involucrados. En tercer lugar, ayuda en la gestión del conocimiento al proporcionar a los usuarios información para aumentar la innovación empresarial, la mejora y la productividad.
