Tabla de contenido:
- Definición: ¿Qué significa el Sistema de gestión de registros (RMS)?
- Techopedia explica el Sistema de Gestión de Registros (RMS)
Definición: ¿Qué significa el Sistema de gestión de registros (RMS)?
El sistema de gestión de registros (RMS) es la gestión de registros para una organización a lo largo del ciclo de vida de los registros.
Las actividades en esta administración incluyen el control sistemático y eficiente de la creación, mantenimiento y destrucción de los registros junto con las transacciones comerciales asociadas con ellos. Considerado un componente clave de la eficiencia operativa, la gestión de registros agrega más valor a los activos de información de la organización.
Techopedia explica el Sistema de Gestión de Registros (RMS)
Parte de las actividades más amplias de una empresa, la gestión de registros está asociada con políticas de gobierno, riesgo y cumplimiento.
Las actividades involucradas en la gestión de registros son:
- Identificar la información que necesita ser capturada.
- Planificación de la información para la organización.
- Aplicación de políticas y prácticas relacionadas con la creación, mantenimiento, eliminación de registros.
- Creación de un plan de almacenamiento de registros.
- Clasificación, identificación y almacenamiento de los registros.
- Coordinación para proporcionar acceso interno y externo a los registros teniendo en cuenta la privacidad de los datos y la confidencialidad comercial y de los datos.
Los beneficios aportados por la gestión de registros son:
- Eliminación de datos redundantes.
- Aumento de la productividad y la rendición de cuentas en la organización.
- Reducción en la investigación de la información correcta. Se ahorran recursos de la investigación que consume mucho tiempo para la recuperación de datos.
- Almacenamiento de registros rentable debido a la ausencia de registros redundantes. Los costos operativos se reducen.
- La creación de registros se rige por las normas y reglamentos presentes en la organización. Por lo tanto, garantiza el cumplimiento normativo.
- La gestión de registros ayuda a controlar la creación y el crecimiento de registros.
- La gestión de registros brinda la capacidad de adoptar nuevas tecnologías para el mantenimiento de registros.
- Los riesgos de litigio se minimizan utilizando la gestión de registros.
- La información vital puede estar bien protegida y segura mediante la gestión de registros.
- Al proporcionar un acceso fácil y mejor a los registros relevantes, ayuda a mejorar la gobernanza y la toma de decisiones corporativas.
